Päivitetty 19.10.2018
Yritys: Niilo Mäki -säätiö, PL 35, 40014 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
NMI koulutus, tiedotus ja julkaisutoiminta, y-tunnus 0920779-6
puhelin: 010 229 2990, sähköposti koulutusinfo@nmi.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Maria Haakana,
Niilo Mäki Insitituutti,
PL 35,
40014 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO,
maria.haakana@nmi.fi, 0503610973
Rekisterin nimi
Niilo Mäki Instituutin asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
– mitä tietoja tallennamme ja miksi?
Tämä tietosuojaseloste selvittää, miten käsittelemme henkilötietoja asiakas- ja markkinointiviestinnässä. Sinulla on oikeus henkilötietojen suojaan.
Käsittelemme henkilötietoja ainoastaan lainmukaisten käsittelyperusteiden nojalla ja läpinäkyvällä tavalla. Noudatamme Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) säännöksiä ja periaatteita.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakassuhteiden hoitaminen, virhetilanteiden selvitys sähköisissä palveluissa, asiakasviestintä ja alan toiminnasta (pääsääntöisesti NMIn toiminnasta) ja tutkimuksesta tiedottaminen sekä markkinointi.
Pystyäksemme ottamaan vastaan julkaisutilauksia sekä ilmoittautumisia maksullisiin koulutuksiimme, tallennamme asiakasrekisteriimme vähintään tilaajan/osallistujan nimen, toimitus- ja laskutustiedot sekä sähköpostiosoitteen. Opetushallituksen kustantamiin ja osallistujalle maksuttomiin koulutuksiin osallistuminen edellyttää Opetushallituksen vaatimien taustatietojen antamista (äidinkieli, sukupuoli, ikä, työpaikan sijainti, ammatti, tehtävä, työvuodet tehtävässä). Maksuttomien OPH:n rahoittamien koulutusten osallistujien taustatiedot raportoidaan OPH:lle koosteina ilman asiakkaiden yksilöintitietoja.
Koulutuksessa on näkyvillä koulutukseen osallistuvien koulutusmateriaalit nimilapuilla yksilöityinä, jotta varmistamme, että jokainen saa koulutusmateriaalin ja tiedämme, ketkä ovat tulleet koulutukseen.
Mikäli koulutukseen osallistuja ei halua omaa nimeään näkyville muille koulutukseen osallistuville voi hän pyynnöstä saada koulutusmateriaalinsa nimettömänä kysymällä sitä kouluttajalta. Tämä voi tapahtua esimerkiksi vastaammalla hänelle lähetettyyn kutsuun saapua koulutukseen, kuitenkin vähintään 1 viikko ennen koulutuksen alkua.
Koulutuksista kerätään palautetta verkkokyselylomakkeella ja paperilla. Palautteista tehdään kooste koulutusten kehittämisen tueksi. OPH:n kustantamissa koulutuksissa palautekooste raportoidaan OPH:lle. Palautteet, palautekyselyiden koosteet sekä kysymykset säilytetään asian käsittelyn vaatiman ajan.
Erityisruokavaliotietojen keräämisen tarkoituksena on palvella asiakasta. Ruokavaliotiedot välitetään koulutuspaikan ravintolaan ilman henkilötietoja.
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai muuhun profilointiin. Rekisterinpitäjä saattaa kuitenkin poimia rekisteröityjä kohdennettuun tiedotukseen sen mukaan, millaisista koulutuksista tai julkaisuista rekisteröity on ollut kiinnostunut. Tämän käsittelyn tarkoitus on palvella asiakkaita.
Rekisterin tietosisältö / Käsiteltävät henkilötiedot
- Yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, toimitus- ja laskutusosoite
- Tiedot asiakkaan tilaamista palveluista (koulutuksista) ja tuotteista, niiden toimittamisesta ja mahdollisesta laskutuksesta
- Mahdolliset muut henkilön suostumuksella kerätyt tiedot, kuten ammatti ja erityisruokavalio.
- Maksuttomiin koulutuksiin ilmoittautumisen yhteydessä kerätään rahoittajaa (Opetushallitus) varten taustatiedot osallistujista. Taustatiedot poistuvat järjestelmästä, kun lakisääteinen säilytysaika (10 vuotta) on umpeutunut.
- Henkilökohtaiset taustatiedot; äidinkieli, sukupuoli, ikä
- Työpaikkaan ja tehtävään liittyvät tiedot; ammatti, työpaikan sijainti, pääasiallinen työtehtävä,
- Työvuodet tehtävässä
- Säännönmukaiset tietolähteet
- Asiakkaaseen liittyviä tietoja keräämme asiakkaalta itseltään julkaisutilausten, koulutusilmoittautumisten, uutiskirjetilausten ja koulutustemme verkkoympäristöön rekisteröitymisen yhteydessä, asiakaspalvelutapahtumien yhteydessä sekä muutoin suoraan asiakkaalta.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ja ylläpitoon ovat oikeutettuja vain rekisterinpitäjän erikseen nimeämät ja kouluttamat työntekijät, joita sitoo vaitiolovelvollisuus.
Rekisterissä käytettävät järjestelmät on sijoitettu valvottuun laitetilaan Suomessa. Tietoja säilytetään fyysisesti turvallisessa konesaliympäristössä rekisterinpitäjän hallinnoimilla palvelimilla. Tilassa on ympärivuorokautinen vartiointi, tallentava kameravalvonta, kulkuoikeudet vain rajatuilla nimetyillä henkilöillä, kahdennettu sähkönsyöttö ja Argon-kaasusammutuslaitteisto. Tietojen suojauksessa käytetään alalla yleisesti suositeltavia parhaaksi havaittuja käytäntöjä, kuten järjestelmien koventamista, palomuureja, yksityiskohtaisia käyttäjätunnuksiin perustuvia käyttöoikeuksia sekä käyttöoikeuksien ja tapahtumalokien valvontaa.
Asiakastietoja säilytetään asiakasrekisterissä, kunnes asiakas toisin ilmoittaa tai tiedot huomataan vanhentuneeksi. Tällöin tiedot poistetaan rekisteristä huomioiden lakisääteiset velvoitteet (kuten kirjanpitolaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat). Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
Rekisterinpitäjä arvioi henkilötietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, jonka lisäksi se huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä niitä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Oppimisen ja oppimisvaikeuksien erityislehti NMI-Bulletin tilaajien osoitetiedot lähetetään lehden painoon lehden lähettämistä varten.
Koostetietoja ilman yksilöintitietoja luovutetaan Opetushallitukselle heidän rahoittamista koulutuksista raportoinnin yhteydessä.
Sinun oikeutesi – Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot. Pyyntö tulee tehdä sähköpostilla osoitteeseen koulutusinfo@nmi.fi, puhelimitse numeroon 050 3610973 tai postitse osoitteeseen CRM/Niilo Mäki Insitituutti, PL 35, 40014 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO.
Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus tai pyytää tietojesi korjaamista, käsittelyn rajoittamista tai poistamista lain sallimissa puitteissa. Pyynnöt käsitellään tapauskohtaisesti. Niilo Mäki Instituutilla on lainsäädäntöön perustuva velvoite säilyttää tiettyjä tietoja tietty aika, niitä ei voida poistaa.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Pyyntö tulee tehdä sähköpostilla osoitteeseen koulutusinfo@nmi.fi tai puhelimitse 0503610973 tai postitse osoitteeseen CRM/Niilo Mäki Instituutti, PL 35, 40014 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO.
Sinulla on tietosuoja-asetusten mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle, mikäli olet sitä mieltä, ettemme ole käsitelleen henkilötietojasi lain mukaisesti.
Tietosuojaselosteen muuttaminen
Kehitämme toimintaamme jatkuvasti ja siksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.
Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteemme sisältöön säännöllisesti.