Tietosuojailmoitus
Rekisterin nimi
Niilo Mäki Instituutin henkilötietojen tarkastuspyyntölomakkeen henkilötietorekisteri
Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä
Niilo Mäki -säätiö, PL 35, 40014 Jyväskylän yliopisto
puh. 010 229 2990, Y-tunnus 0920779-6.
s-posti: tietosuoja@nmi.fi
Rekisterin yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava
Jari Westerholm
s-posti: tietosuoja@nmi.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteritietojen tarkastuspyyntölomakkeella ilmoittamiasi tietoja käytetään vaatimuksesi toteuttamiseksi, tilastointiin ja valvontaviranomaisen yhteydenottoa varten sekä toiminnan jälkikäteisvalvontaan kuten määräaikojen noudattamisen valvontaan.
Käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (679/2016) 6 artiklan 1 c) alakohtaan eli käsittely on tarpeen rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Velvoitteesta on säädetty Tietosuoja-asetuksen 3 luvussa.
Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietojen tunnistamiseksi ja varmistamiseksi käytämme Visman Visma Sign -palvelua. Palvelun käytöstä muodostuu henkilörekisteri, jonka ylläpidosta ja hallinnoinnista vastaa Niilo Mäki -säätiö. Visma toimii henkilötietojen käsittelijänä. Visman tietosuojaseloste löytyy osoitteesta: https://www.visma.fi/yksityisyydensuoja/
Henkilötietoja käsittelevät ovat sopimussuhteessa Niilo Mäki -säätiöön. Henkilötietojasi käsittelevät ne, joiden vastuulla on toteuttaa rekisteröidyn oikeudet eli pyynnön laajuudesta riippuen yleensä rekisterin yhteyshenkilöt, pääkäyttäjät ja henkilötietojen käsittelijät. Vastuut ja velvollisuudet on käyty läpi kaikkien henkilötietoja käsittelevien työntekijöiden kanssa.
Henkilötietorekisteri ei ole Niilo Mäki Instituutin yhteistyökumppaneiden käytössä. Kolmannet tahot eivät käsittele tätä henkilötietorekisteriä eikä tämän rekisterin tietoja luovuteta muualle. Näitä henkilötietoja ei myöskään siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Mitä henkilötietoja käsitellään?
Käsittelemme niitä henkilötietoja, jotka ilmoitat oikeuksiesi toteuttamiseksi kuten vaatimuksen esittäjän yksilöintitiedot. Lisäksi käsittelemme kaikkia niitä henkilötietoja, joita Niilo Mäki Instituutilla rekisterinpitäjänä sinusta on ja joita vaatimuksesi koskee.
Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?
Pyyntö ja siihen annettu vastaus säilytetään 12 kuukautta pyynnön vastaanottamisesta, jonka jälkeen ne hävitetään.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on:
- oikeus saada pääsy tietoihin,
- oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua,
- oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa,
- oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa,
- oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta sekä käsittelyn rajoituksesta, sille jolle tietoja on edelleen luovutettu.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitusTietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. (lue lisää: http://www.tietosuoja.fi).
Henkilötietorekisterijärjestelmän suojauksen periaatteet
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ja ylläpitoon ovat oikeutettuja vain rekisterinpitäjän erikseen nimeämät ja kouluttamat työntekijät, joita sitoo vaitiolovelvollisuus.
Rekisterin käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterissä käytettävät järjestelmät on sijoitettu valvottuun laitetilaan Suomessa. Tietoja säilytetään fyysisesti turvallisessa konesaliympäristössä rekisterinpitäjän hallinnoimilla palvelimilla. Tietojen suojauksessa käytetään alalla yleisesti suositeltavia parhaaksi havaittuja käytäntöjä, kuten järjestelmien koventamista, palomuureja, yksityiskohtaisia käyttäjätunnuksiin perustuvia käyttöoikeuksia sekä käyttöoikeuksien ja tapahtumalokien valvontaa.