03.05.2022
Rekisterin tyyppi
- NMI:n sisäisten kyselyiden tietosuojaseloste.
Tietosuojailmoitus on julkaisu osoitteessa: NMI:n tietosuojailmoitussivu
1. Rekisterin nimi, kuvaus ja hankkeen/tutkimuksen kestoaika
- Tämä on uusi hanke.
NMI:n ja NMS:n henkilöstölle ja/tai hallinnolle tarkoitetut sisäiset kyselyt ja ilmoittautumiset, joissa kerätään yksilöiviä henkilötietoja.
2. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
2a. Rekisterinpitäjä
Niilo Mäki -säätiö, PL 29, 40101 Jyväskylä
Y-tunnus 0920779-6.
s-posti: tietosuoja@nmi.fi
2b. Rekisterin yhteyshenkilö
Juha–Matti Latvala, toiminnanjohtaja
050-441 4043
3. Yhteistyöhankkeen osapuolet ja vastuunjako (yhteisrekisterinpitäjät)
- Henkilörekisteri ei ole hankkeen yhteistyökumppaneiden käytössä. (tällöin rekisteriä ei jaeta talon ulkopuolisille)
4. Henkilötietojen käsittelijät
- Kolmannet tahot eivät käsittele henkilörekisteriä
5. Hankehenkilöstö/tutkimuksen suorittajat
Henkilötietoja käsittelevät ovat sopimussuhteessa Niilo Mäki -säätiöön. Mahdollisesti muut henkilötietoja käsittelevät henkilöt laativat erillisen salassapitosopimuksen rekisterinpitäjän kanssa ja ovat rinnastettavissa rekisterinpitäjän henkilökuntaan. Vastuut ja velvollisuudet on käyty läpi kaikkien henkilötietoja käsittelevien työntekijöiden kanssa.
6. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja ei luovuteta muualle.
7. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja kerätään NMI:n sisäisten kyselyiden ja ilmoittautumisten vastausten yhdistämiseksi vastaajaan.
8. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste (EU 679/2016, 6 tai 9 artikla)
- Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn suostumus. Voit perua suostumuksen milloin vain syytä ilmoittamatta (ks. ohje kohdasta 15)
9. Mitä ja minkä verran henkilötietoja rekisteri sisältää
Kysely-/ilmoittautumislomakkeella määritellään mitä henkilötietoja kysytään. Pääsääntöisesti kerätään seuraavat tiedot:
Vastaajan nimi
Sähköpostiosoite tai muu yhteystieto
10. Kuinka isolta joukolta henkilötietoja kerätään
Arvioi kuinka isolta joukolta aineistoa rekisteriin kokonaisuudessaan kerätään:
- alle 200:lta henkilöltä
11. Mistä henkilötietoja kerätään
Kysely-tai ilmoittautumislomake, joka toimitetaan NMI:n henkilöstön, hallituksen tai hallintoneuvoston sähköpostilistan tai muun yhteisen järjestelmän kautta vastaajille. Tiedot poimitaan sähköiseltä kysely- tai ilmoittautumislomakkeelta.
12. Profilointi / rekisteriin kohdistuva automaattinen päätöksenteko
- Henkilötietoihin perustuvia automaattisia päätöksiä ei tehdä.
14. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja asianmukaiset suojatoimet
- Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
15. Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Henkilötietojen suojaamiseksi valitut suojatoimet.
- Toimenpiteet, joilla parannetaan henkilötietoja käsittelevän henkilöstön osaamista.
- Tietosuojavastaavan nimittäminen.
- Rekisterinpitäjän ja käsittelijän sisäiset toimenpiteet, joilla estetään pääsy henkilötietoihin.
16. Rekisteröidyn oikeudet ja niistä poikkeaminen
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Peruminen tehdään Niilo Mäki -säätiön tietopyyntölomakkeella osoitteessa: https://www.nmi.fi/tietosuoja
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. (lue lisää: http://www.tietosuoja.fi).
17. Henkilötietojen säilyttäminen ja arkistointi
Säilyttäminen
Rekisteriä säilytetään Niilo Mäki -säätiön toimitiloissa ja palvelimilla Suomessa kunnes käyttötarve on päättynyt, tai kunnes tulosten todentaminen tai julkaisija sitä edellyttää. Säilyttämisen jälkeen henkilörekisteri hävitetään viimeistään 6 kk kuluessa, eikä sitä arkistoida pitkäaikaissäilytykseen.
18. Muutokset tietosuojailmoitukseen
Mahdolliset muutokset rekisterin käsittelyn aikana kohtiin 2b, 3, 4, 5 ilmoitetaan julkisesti nähtävillä olevassa ajantasaisessa versiossa tästä tietosuojailmoituksesta.