STEA-rahoitteisia koulutuksia ja työpajoja koskeva tietosuojailmoitus

29.6.2021

Rekisterin tyyppi

  • Muu, mikä: STEA-rahoitteisia maksuttomia koulutuksia ja työpajoja koskevan osallistujarekisterin tietosuojailmoitus

Tietosuojailmoitus on julkaistu osoitteessa:

https://nmi.fi/tietosuoja  ja  

https://koju.nmi.fi/stea-rahoitteisia-koulutuksia-ja-tyopajoja-koskeva-tietosuojailmoitus/


1. Rekisterin nimi, kuvaus ja hankkeen/tutkimuksen kestoaika



  • Tämä on uusi hanke

STEA-rahoitteisten maksuttomien koulutusten ja työpajojen osallistujarekisterin tietosuojailmoitus.


2. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

2a. Rekisterinpitäjä

Niilo Mäki -säätiö, PL 35, 40014 Jyväskylän yliopisto

puh. 010 229 2990, Y-tunnus 0920779-6.

s-posti: tietosuoja@nmi.fi 

2b. Rekisterin yhteyshenkilö

Koulutuspäällikkö Maria Haakana

050 361 0973

3. Yhteistyöhankkeen osapuolet ja vastuunjako (yhteisrekisterinpitäjät)

  • Henkilörekisteri ei ole hankkeen yhteistyökumppaneiden käytössä. (tällöin rekisteriä ei jaeta talon ulkopuolisille)


4. Henkilötietojen käsittelijät

  • Kolmannet tahot eivät käsittele henkilörekisteriä.


5. Hankehenkilöstö/tutkimuksen suorittajat

Henkilötietoja käsittelevät ovat sopimussuhteessa Niilo Mäki -säätiöön. Mahdollisesti muut henkilötietoja käsittelevät henkilöt (mm. opiskelijat, harjoittelijat ja ryhmänohjaajat) laativat erillisen salassapitosopimuksen rekisterinpitäjän kanssa ja ovat rinnastettavissa rekisterinpitäjän henkilökuntaan. Vastuut ja velvollisuudet on käyty läpi kaikkien henkilötietoja käsittelevien työntekijöiden kanssa.

6. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja ei luovuteta muualle.


7. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on koulutusilmoittautumisten hoitaminen, virhetilanteiden selvittäminen, koulutukseen liittyvä viestintä sekä palautteen kerääminen. Lisäksi STEAn (Sosiaali- ja terveysjärjestöjen avustuskeskus) kustantamiin ja osallistujalle maksuttomiin koulutuksiin ja työpajoihin osallistuminen edellyttää STEAn vaatimien taustatietojen antamista (sukupuoli, ikä, maakunta, äidinkieli). Maksuttomien STEA:n rahoittamien koulutusten osallistujien taustatiedot raportoidaan STEA:lle koosteina ilman asiakkaiden yksilöintitietoja.


8. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste (EU 679/2016, 6 tai 9 artikla)

  • Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn suostumus. Voit perua suostumuksen milloin vain syytä ilmoittamatta (ks. ohje kohdasta 15).


9. Mitä ja minkä verran henkilötietoja rekisteri sisältää

Koulutukseen tai työpajaan osallistuvan nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, sukupuoli, ikä, äidinkieli ja asuinmaakunta.


10. Kuinka isolta joukolta henkilötietoja kerätään

Arvioi kuinka isolta joukolta aineistoa rekisteriin kokonaisuudessaan kerätään:

  • alle 200:lta henkilöltä
  • 200 - 2 000 henkilöltä
  • 2 000 - 10 000 henkilöltä
  • yli 10 000 henkilöltä

Lisähuomiot: Koulutuksia ja työpajoja järjestetään eri vuosina. Kunkin koulutuksen/työpajan jälkeen kävijätilastointia varten tarvittavat tiedot (osallistujan ikä, sukupuoli, äidinkieli ja asuinmaakunta) kootaan yhteen STEAlle ja muille mahdollisille rahoittajille tehtävää raportointi varten. Yksilöivät henkilötiedot (nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnmero) poistetaan rekisteristä 6 kuukauden sisällä koulutuksen järjestämisestä.


11. Mistä henkilötietoja kerätään

Tiedot kerätään ilmoittautumisen yhteydessä koulutukseen/työpajaan ilmoittautuvalta.

Koulutuksen jälkeen henkilötietoja käytetään palautelomakkeen toimittamista varten koulutuksesta kerättävää palautetta varten.


12. Profilointi / rekisteriin kohdistuva automaattinen päätöksenteko

  • Henkilötietoihin perustuvia automaattisia päätöksiä ei tehdä.


13. Eettinen ennakkoarviointi tai vaikutustenarviointi

Ei koske koulutuksia.


14. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja asianmukaiset suojatoimet

  • Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

15. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Henkilötietojen suojaamiseksi valitut suojatoimet


  • Toimenpiteet, joilla parannetaan henkilötietoja käsittelevän henkilöstön osaamista.
  • Tietosuojavastaavan nimittäminen.
  • Rekisterinpitäjän ja käsittelijän sisäiset toimenpiteet, joilla estetään pääsy henkilötietoihin.
  • Toimenpiteet, joilla käsittelyjärjestelmien ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvien palveluiden jatkuva luottamuksellisuus, eheys, käytettävyys ja vikasietoisuus taataan, mukaan lukien kyky palauttaa nopeasti tietojen saatavuus ja pääsy tietoihin fyysisen tai teknisen vian sattuessa.

16. Rekisteröidyn oikeudet ja niistä poikkeaminen

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.  Peruminen tehdään Niilo Mäki -säätiön tietopyyntölomakkeella osoitteessa: https://www.nmi.fi/tietosuoja

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. (lue lisää: http://www.tietosuoja.fi). 

Rekisteröidyn EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisista oikeuksista voidaan tarvittaessa poiketa, jos oikeuksia rajoitetaan kansallisessa lainsäädännössä, tieteellisessä tutkimuksessa seuraavin suojatoimin, jos se on tarpeellista:

  1. Henkilötietojen käsittely perustuu tutkimussuunnitelmaan.
  2. Tutkimuksella on vastuuhenkilö tai siitä vastaava ryhmä.
  3. Henkilötietoja käytetään ja luovutetaan vain historiallista tai tieteellistä tutkimusta taikka muuta yhteensopivaa tarkoitusta (tilastointi( varten sekä muutoinkin toimitaan niin, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot eivät paljastu ulkopuolisille.
  4. Jos tutkimuksessa käsitellään tietosuoja-asetuksen artiklan 9 kohdassa 1 (erityiset henkilötietoryhmät) ja artiklassa 10 (rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvät henkilötiedot) tarkoitettuja henkilötietoja, niin em. kohtien 1 - 3 noudattamisen lisäksi on esitetty (HE 9/2018 vp), että tulee tehdä tietosuoja-asetuksen 35 artiklan mukainen tietosuojan vaikutustenarviointi ja toimittaa se tietosuojavaltuutetun toimistoon 30 päivää ennen tutkimuksen aloittamista, jos tutkimuksessa on tarpeen poiketa 15, 16, 18 ja 21 artiklassa säädetyistä rekisteröidyn oikeuksista.

17. Henkilötietojen säilyttäminen ja arkistointi

Säilyttäminen

Henkilötietoja sisältävää rekisteriä säilytetään Niilo Mäki -säätiön toimitiloissa ja palvelimilla Suomessa kunnes koulutus on päättynyt ja siihen liittyvät palautteet kerätty tai kunnes tulosten todentaminen tai julkaisija sitä edellyttää. Säilyttämisen jälkeen henkilörekisteri hävitetään viimeistään 6 kk kuluessa, eikä sitä arkistoida pitkäaikaissäilytykseen.

18. Muutokset tietosuojailmoitukseen

Mahdolliset muutokset rekisterin käsittelyn aikana kohtiin 2b, 3, 4, 5 ilmoitetaan julkisesti nähtävillä olevassa ajantasaisessa versiossa tästä tietosuojailmoituksesta osoitteessa: https://nmi.fi/tietosuoja

Mahdollisista muutoksista ilmoitetaan rekisteröidyille etukäteen.

Muutosloki