Leikitään ja keskitytään yhdessä -hankkeen tietosuojailmoitus



10.9.2020

Rekisterin tyyppi

  • Tutkimushanke
  • Muu, mikä: 

Tietosuojailmoitus on julkaisu osoitteessa: https://www.nmi.fi/tietosuoja/

Tutkimukseen osallistuminen on vapaaehtoista. Tutkimukseen osallistumisen voi keskeyttää.

  •  Tietosuojailmoituksen linkki on julkaistu hankkeen verkkosivuilla www.keskitytään.fi


1. Rekisterin nimi, kuvaus ja hankkeen/tutkimuksen kestoaika

  • Tämä on uusi hanke.
  • Tämä on jatkohanke aikaisemmalle hankkeelle: Leikitään ja keskitytään

Leikitään ja keskitytään yhdessä -hankkeessa (LeKe yhdessä) kehitetään ja tutkitaan alle kouluikäisten lasten toiminnanohjauksen taitoja tukevaa toimintamallia. Toiminta perustuu  ENGAGE-interventioon, jonka vaikuttavuutta on tutkittu aikaisemmassa Leikitään ja keskitytään -hankkeessa. LeKe yhdessä -hankkeessa interventiota sovelletaan varhaiskasvatuksen toimintaan yhteistyössä vanhempien ja sote-ammattilaisten kanssa. Toimintamalli sisältää 1) koko päiväkoiiryhmälle suunnattua leikkitoimintaa sekä 2) pienryhmän leikkitoimintaa ja vanhempien vertaisryhmän toimintaa osalle lapsista. Toimintaa järjestetään Jyväskylän, Espoon ja Rovaniemen päiväkodeissa. Hanke toteutuu Niilo Mäki Instituutissa vuosina 2020-2022, rahoittajana sosiaali- ja terveysjärjestöjen avustuskeskus STEA.

2. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

2a. Rekisterinpitäjä

Niilo Mäki -säätiö, PL 35, 40014 Jyväskylän yliopisto

puh. 010 229 2990, Y-tunnus 0920779-6.

s-posti: tietosuoja@nmi.fi 

2b. Rekisterin yhteyshenkilö

Liisa Klenberg, hankevastaava, neuropsykologian erikoispsykologi, liisa.klenberg@nmi.fi 

3. Yhteistyöhankkeen osapuolet ja vastuunjako (yhteisrekisterinpitäjät)

  • Henkilörekisteri ei ole hankkeen yhteistyökumppaneiden käytössä (tällöin rekisteriä ei jaeta talon ulkopuolisille)
  • Henkilörekisteri on hankkeen yhteistyökumppaneiden käytössä.


4. Henkilötietojen käsittelijät

  • Kolmannet tahot eivät käsittele henkilörekisteriä.
  • Seuraavat kolmannet tahot käsittelevät henkilörekisteriä. Erillinen sopimus laadittu kunkin tahon kanssa:


5. Hankehenkilöstö/tutkimuksen suorittajat

Henkilötietoja käsittelevät ovat sopimussuhteessa Niilo Mäki -säätiöön. Vastuut ja velvollisuudet on käyty läpi kaikkien henkilötietoja käsittelevien työntekijöiden kanssa.


6. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja ei luovuteta muualle.


7. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja kerätään 1) päiväkotiryhmän yhteiseen leikkitoimintaan osallistuvien lasten huoltajilta ja varhaiskasvatuksen työntekijöitä sekä 2) pienryhmien leikkitoimintaan osallistuvilta lapsilta ja heidän huoltajiltaan, vanhempainryhmään osallistuvilta huoltajilta sekä tähän toimintaan osallistuvilta varhaiskasvatuksen ja sote-työntekijöiltä.

1) Koko ryhmän toiminnasta huoltajalta pyydetään kirjallinen lupa osallistumiseen sekä kerätään lasten taustatiedot ja kyselylomake lapsen käyttäytymisestä kodin tilanteissa sekä kysely kotona leikkimisestä. Varhaiskasvatuksen henkilökunnalta kerätään kyselylomakkeet lapsen toiminnanohjauksesta ja käyttäytymisestä päiväkodin tilanteissa sekä leikkipäiväkirja toiminnan toteuttamista. Tietoja käytetään toiminnan vaikuttavuuden arvioinnissa. 

Lisäksi huoltajilta ja varhaiskasvatuksen työntekijöiltä kerätään kyselylomakkeet, joilla arvioidaan kodin ja päiväkodin välistä yhteistyötä toiminnan aikana. 

 2) Pienryhmätoimintaan osallistuvat lapset tekevät varhaiskasvatuksen toiminnan yhteydessä kaksi tablettitehtävää, joilla saatavan tiedon tarkoituksena on arvioida lapsen toiminnanohjauksen taidoissa tapahtuvia muutoksia. Huoltajilta kerätään kyselylomake lapsen käyttäytymisestä kodin tilanteissa ja varhaiskasvatuksen henkilökunnalta kerätään kyselylomakkeet lapsen toiminnanohjauksesta ja käyttäytymisestä päiväkodin tilanteissa sekä leikkipäiväkirja toiminnan toteutumisesta.Tietoja käytetään toiminnan vaikuttavuuden arvioinnissa. 

Vanhempainryhmään osallistuvilta huoltajilta kerätään taustatiedot ryhmän järjestämistä varten sekä leikkipäiväkirjat kotona leikkimisen toteutumisesta. Lisäksi pien- ja vanhempainryhmien toimintaan osallistuneilta varhaiskasvatuksen ja sote-työntekijöiltä kerätään kyselylomakkeella tietoa toimijoiden välisestä yhteistyöstä.

Kaikilta leikkitoimintaa tai vanhempien ryhmiä toteuttavilta kerätään kyselylomakkeella arvio toiminnan hyväksyttävyydestä.

Kaikki kerättyjä tietoja käytetään tutkimuksessa ilman tunnistetietoja niin, että yksittäisten henkilöiden tietoja ei voida tunnistaa.

Tarkemmat tiedot tiedonkeruun välineistä ks. kohta 9. 

8. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste (EU 679/2016, 6 tai 9 artikla)

  • Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn suostumus. Huoltajilta pyydetään kirjallinen suostumus tutkimukseen osallistumista varten. Suostumuksen voi perua milloin vain syytä ilmoittamatta (ks. ohje kohdasta 15).
  • Henkilötietojen käsittely perustuu lakiin: 


9. Mitä ja minkä verran henkilötietoja rekisteri sisältää

1) Koko ryhmän toiminta:

Taustatiedot: Lapsen yksilöintitiedot (nimi, sukupuoli, syntymäaika, kotikunta, äidinkieli, päiväkodin ja ryhmän yhteystiedot), huoltajien yksilöintitiedot (nimi, sähköpostiosoite, tieto koulutusasteesta).

Kyselylomake vanhemmille lapsen käyttäytymisestä kodin tilanteissa (HSQ)

Kyselylomake vanhemmille kotona leikkimisestä koko ryhmän toiminnan ajalta.

Kyselylomake vanhemmille kodin-päiväkodin yhteistyöstä

Kyselylomake varhaiskasvattajille lapsen käyttäytymisestaä päiväkodin tilanteissa (SSQ)

Kyselylomake varhaiskasvattajille lapsen toiminnanohjauksesta (PikkuKesky)

Leikkipäiväkirja varhaiskasvattajille koko ryhmän leikkitoiminnasta

Kyselylomake varhaiskasvattajille leikkitoiminnan hyväksyttävyydestä (AARP)


2) Pienryhmätoiminta:

Toiminnanohjauksen tabletti-tehtävät lapsille (Early Years Toolbox)

Taustatietolomake: Lapsen yksilöintitiedot (nimi, päiväkodin ja ryhmän yhteystiedot), huoltajien yksilöintitiedot (nimi, äidinkieli, suomen kielen taito, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotiosoite).

Kyselylomake vanhemmille lapsen käyttäytymisestä kodin tilanteissa (HSQ)

Leikkipäiväkirja vanhemmille kotona leikkimisestä

Kyselylomake vanhemmille leikkitoiminnan hyväksyttävyydestä (AARP)

Kyselylomake vanhemmille kodin-päiväkodin yhteistyöstä

Kyselylomake varhaiskasvattajille lapsen käyttäytymisestä päiväkodin tilanteissa (SSQ)

Kyselylomake varhaiskasvattajille lapsen toiminnanohjauksesta (PikkuKesky)

Leikkipäiväkirja varhaiskasvattajille koko ryhmän leikkitoiminnasta

Kyselylomake varhaiskasvattajille pienryhmän leikkitoiminnan hyväksyttävyydestä (AARP)

Kyselylomake sote-työntekijöille vanhempainryhmien hyväksyttävyydestä (AARP)

Kyselylomake varhaiskasvattajille ja sote-työntekijöille yhteistyöstä

10. Kuinka isolta joukolta henkilötietoja kerätään

Arvioi kuinka isolta joukolta aineistoa rekisteriin kokonaisuudessaan kerätään:

  • alle 200:lta henkilöltä
  • 200 - 2 000 henkilöltä
  • 2 000 - 10 000 henkilöltä
  • yli 10 000 henkilöltä

Kerättävän datan luonne:

  • karttuva data

Lisähuomiot:


11. Mistä henkilötietoja kerätään

1) Koko ryhmän toimintaan liittyvät tiedot ilmoittaa lapsen huoltaja ja varhaiskasvatuksen työntekijät.

2) Pieryhmän toimintaan liittyviä tietoja saadaan lasten tehtäväsuorituksista sekä huoltajalta ja varhaiskasvatuksen työntekijöiltä. Vanhemapainryhmän toimintaan liittyviä tiedot ilmoittaa huoltaja ja sote-työntekijä.

12. Profilointi / rekisteriin kohdistuva automaattinen päätöksenteko

  • Henkilötietoihin perustuvia automaattisia päätöksiä ei tehdä.
  • Profilointia tehdään rekisteritietoihin seuraavasti:


13. Eettinen ennakkoarviointi tai vaikutustenarviointi

Rekisterinpitäjä on sitoutunut noudattamaan hyvää tieteellistä käytäntöä kaikessa toiminnassaan. 

  • Pyydetty lisäksi ulkoinen lausunto: Jyväskylän yliopiston eettinen toimikunta


14. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja asianmukaiset suojatoimet

  • Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
  • Henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

15. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Henkilötietojen suojaamiseksi valitut suojatoimet 

  • Toimenpiteet, joilla on jälkeenpäin mahdollista varmistaa ja todentaa kenen toimesta henkilötietoja on tallennettu, muutettu tai siirretty.
  • Toimenpiteet, joilla parannetaan henkilötietoja käsittelevän henkilöstön osaamista.
  • Tietosuojavastaavan nimittäminen.
  • Rekisterinpitäjän ja käsittelijän sisäiset toimenpiteet, joilla estetään pääsy henkilötietoihin.
  • Henkilötietojen pseudonymisointi.
  • Henkilötietojen salaaminen.
  • Toimenpiteet, joilla käsittelyjärjestelmien ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvien palveluiden jatkuva luottamuksellisuus, eheys, käytettävyys ja vikasietoisuus taataan, mukaan lukien kyky palauttaa nopeasti tietojen saatavuus ja pääsy tietoihin fyysisen tai teknisen vian sattuessa.
  • Menettely, jolla testataan, tutkitaan ja arvioidaan säännöllisesti teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden tehokkuutta tietojenkäsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi.
  • Menettelysäännöt, joilla varmistetaan tietosuoja-asetuksen ja tämän lain noudattaminen siirrettäessä henkilötietoja tai käsiteltäessä henkilötietoja muuhun tarkoitukseen.

Suorien tunnistetietojen käsittely tutkimuksessa

  • Suoria tunnistetietoja ei kerätä.
  • Suorat tunnistetiedot poistetaan analysointivaiheessa tutkimusaineistosta (pseudonymisoidaan), mutta koodiavain säilytetään. Koodiavaimella tarkoitetaan tapaa jolla henkilötiedot ja tutkimusdata voidaan epäsuorasti yhdistää.
  • Suorat tunnistetiedot poistetaan lopullisesti (eli myös koodiavain hävitetään analysointivaiheessa).
  • Suoria tunnisteita ei poisteta analysointivaiheessa, koska: 


16. Rekisteröidyn oikeudet ja niistä poikkeaminen

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.  Peruminen tehdään Niilo Mäki -säätiön tietopyyntölomakkeella osoitteessa: https://www.nmi.fi/tietosuoja

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. (lue lisää: http://www.tietosuoja.fi). 

Rekisteröidyn EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisista oikeuksista voidaan tarvittaessa poiketa, jos oikeuksia rajoitetaan kansallisessa lainsäädännössä, tieteellisessä tutkimuksessa seuraavin suojatoimin, jos se on tarpeellista:

  1. Henkilötietojen käsittely perustuu tutkimussuunnitelmaan.
  2. Tutkimuksella on vastuuhenkilö tai siitä vastaava ryhmä.
  3. Henkilötietoja käytetään ja luovutetaan vain historiallista tai tieteellistä tutkimusta taikka muuta yhteensopivaa tarkoitusta (tilastointi) varten sekä muutoinkin toimitaan niin, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot eivät paljastu ulkopuolisille.
  4. Jos tutkimuksessa käsitellään tietosuoja-asetuksen artiklan 9 kohdassa 1 (erityiset henkilötietoryhmät) ja artiklassa 10 (rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvät henkilötiedot) tarkoitettuja henkilötietoja, niin em. kohtien 1 - 3 noudattamisen lisäksi on esitetty (HE 9/2018 vp), että tulee tehdä tietosuoja-asetuksen 35 artiklan mukainen tietosuojan vaikutustenarviointi ja toimittaa se tietosuojavaltuutetun toimistoon 30 päivää ennen tutkimuksen aloittamista, jos tutkimuksessa on tarpeen poiketa 15, 16, 18 ja 21 artiklassa säädetyistä rekisteröidyn oikeuksista.

Seuraavista rekisteröidyn EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisista oikeuksista poiketaan:

  • Rekisteröidyn oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot (artikla 15).
  • Rekisteröidyn oikeus tietojensa oikaisemiseen (artikla 16).
  • Rekisteröidyn oikeus tietojensa poistamiseen (artikla 17).
  • Rekisteröidyn oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18).
  • Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä (artikla 21) eli kieltää niiden käsittely.


17. Henkilötietojen säilyttäminen ja arkistointi

Säilyttäminen

Rekisteriä säilytetään Niilo Mäki -säätiön toimitiloissa ja palvelimilla Suomessa. Suoria tunnistetietoja sisältävä paperinen aineisto säilytetään ainoastaan niin kauan, kuin hanketoiminta edellyttää (esim. toiminta päiväkodissa on käynnissä). Pseudonymisoitu sähköinen aineisto säilytetään kunnes hanke tai tutkimus on päättynyt, tai kunnes tulosten todentaminen tai julkaisija sitä edellyttää.  Säilyttämisen jälkeen aineisto hävitetään viimeistään 6 kk kuluessa.

Arkistointi

Tutkimusaineisto anonymisoidaan ja henkilötiedot hävitetään kun hanke tai tutkimus on päättynyt. Anonymisoitu aineisto voidaan säilyttää enintään 15 vuoden ajan.

18. Muutokset tietosuojailmoitukseen

Mahdolliset muutokset rekisterin käsittelyn aikana kohtiin 2b, 3, 4, 5 ilmoitetaan julkisesti nähtävillä olevassa ajantasaisessa versiossa tästä tietosuojailmoituksesta osoitteessa: www.keskitytään.fi

Mahdollisista muutoksista ilmoitetaan rekisteröidyille etukäteen.

Muutosloki